Die Frage der Bewertung des Zusammenwachsens von Rundfunk- und Informationstechnik stellte sich auch dem ZDF. Denn neue Technologien in der Rundfunktechnik, insbesondere die voranschreitende Digitalisierung, haben dazu geführt, dass die Computertechnik Einzug in viele Arbeitsgebiete gehalten hat, die ehemals auf anderen, von der klassischen IT klar abgrenzbaren Technologien basierten. Das betraf und betrifft in starkem Maße auch die Produktions- und Sendetechnik. Diese Entwicklung war und ist somit im Wesentlichen dafür verantwortlich, dass IT-Funktionen und -Technologien in unterschiedlichen Bereichen des ZDF Einzug gefunden haben und entsprechend auch in zwei Direktionen organisatorisch verankert waren:

Im Geschäftsbereich IT der Verwaltungsdirektion wurden neben der Entwicklung und dem Betrieb von Hard- und Software für administrative Anwendungen auch Systeme für Anwendungen der Programmbereiche des ZDF sowie weitere, direktionsübergreifende IT- und Telekommunikationssysteme betreut. In Teilen des Geschäftsbereichs Technische Zentralaufgaben der Produktionsdirektion lag der Schwerpunkt auf der so genannten Systemtechnik, das sind die computertechnologie-basierten Systeme für produktions- und sendetechnische Anwendungen im weitesten Sinne sowie auf der Betreuung des weltweiten ZDF-Daten-Netzwerks. Außerdem bestanden IT-nahe Funktionen in anderen Geschäftsbereichen der Produktionsdirektion wie beispielsweise beim so genannten Data Broadcast Center und dem DPA-System im Produktions- und Sendebetrieb.

Während für einige Systeme und Anwendungen klare Abgrenzungen – beispielsweise hinsichtlich der eingesetzten Technologien, Anwendungs- und Anwenderkreise, Anforderungen oder der Qualifikation der Systembetreuer und -entwickler – bestanden, existierten für andere Bereiche der IT und Systemtechnik potenzielle Überschneidungen beziehungsweise Parallelstrukturen. Damit verbunden war ein mitunter hoher Abstimmungsaufwand, die Gefahr eines ineffektiven und ineffizienten Einsatzes von Ressourcen sowie zum Teil eine suboptimale Betreuung aus der Sicht der Anwender. Auch wurden die Erstellung und Umsetzung einer ganzheitlichen Technologie- und IT-Strategie für das ZDF erschwert.

Das ZDF hat, um diesen Entwicklungen Rechnung zu tragen, zu Beginn des Jahres 2003 das Projekt »Integrierte Optimierung der IT-Funktionen im ZDF« – kurz IOI genannt – mit der Zielsetzung in Angriff genommen, mittelfristig die strukturellen Kosten für die IT zu senken sowie die Integration von Rundfunk(system)technik und klassischer Informationstechnologie durch Schaffung einer Organisation, die den zukünftigen Anforderungen bestmöglich gerecht wird, zu fördern.

Ein wesentliches Mittel, die beiden Ziele zu erreichen, ist die Zusammenführung aller Funktionen der »Informations- und Systemtechnologie« unter eine einheitliche Leitung und Steuerung, wo immer dies sinnvoll und möglich erschien. Konkret heißt das, eine weitestgehende Fusion der betroffenen Funktionen der beiden Direktionen unter einem einheitlichen organisatorischen Dach. Betrachtet wurden sowohl Services (zum Beispiel Beschaffung und Installation von Soft- und Hardware; Anwendungsentwicklung, Anwendungsbetrieb, Anwender-Support) als auch Technologien (zum Beispiel Server, Rechenzentren) der Informations- und Systemtechnologie, jeweils mit den daran beteiligten Ressourcen.

In einem ersten Teilprojekt zwischen Februar und Juni 2003 wurde die grundsätzliche Frage der Sinnhaftigkeit einer Integration geklärt sowie ein Konzept erarbeitet, das definierte, welche Funktionen und damit verbundenen Anwendungen und Systeme beziehungsweise Infrastruktur in welcher Form und an welcher Stelle künftig in die ZDF-Organisation integriert werden sollen. Dabei wurden neben Synergieaspekten schwerpunktmäßig die Kernprozesse des ZDF berücksichtigt, die durch IT und Systemtechnik unterstützt werden und die nicht beeinträchtigt werden dürfen.

Als Ergebnis wurde eine Empfehlung erarbeitet, die neben der Beschreibung der organisatorischen, basistechnischen und personellen Parameter des Konzepts auch einen groben Umsetzungsplan beinhaltete. Ein »Business Case« wurde ebenfalls erstellt, der die mit der Umsetzung verbundenen Kosten und Einsparungen im Zeitablauf aufzeigte und Chancen und Risiken darstellte. Demnach werden die Funktionen der »Informations- und Systemtechnologie« in einer vollständig integrierten Organisationseinheit zusammengefasst, die unter dem Namen »Informations- und Systemtechnologie (IST)« als Geschäftsbereich in der Produktionsdirektion angesiedelt wird. Eine Organisationseinheit »IT-Strategie« wird in der Unternehmensplanung zunächst für eine Übergangszeit von zirka drei Jahren etabliert. Das erwartete organisatorische Einsparpotential beträgt rund 45 Millionen Euro im Zeitraum 2003 bis 2008.

In einem zweiten Teilprojekt erfolgte dann die Umsetzung des Konzepts auf Basis der Ergebnisse aus dem vorangegangenen Teilprojekt. Die erwarteten Ergebnisse wurden im Wesentlichen durch die Operationalisierung und Detaillierung der definierten neuen Organisationsstruktur, die Vorbereitung und Einführung der Detailstrukturen und -prozesse sowie die Realisierung der im »Business Case« definierten Einsparpotentiale beziehungsweise die Schaffung der dazu notwendigen Voraussetzungen erreicht. Durch die organisatorischen Veränderungen waren auch weitere Teile der Produktionsdirektion sowie Schnittstellen in anderen Direktionen betroffen, die nicht in die neue Organisation eingehen. Hier waren ebenfalls organisatorische Anpassungen und Schnittstellen-Definitionen vorzunehmen.

Der neue Geschäftsbereich IST gehört zu den Dienstleistungsbereichen und unterliegt damit der ZDF-internen Steuerungssystematik nach so genannten Center-Strukturen (Service- und Cost-Center) und dem Ein-Budget-System. Die Umsetzung des Projekts musste dem Rechnung tragen und diese Logik unterstützen.

Das Umsetzungsprojekt begann Ende September 2003 und war Ende 2004 abgeschlossen, sodass der operative Betrieb der neuen Organisationseinheit mit Beginn des Jahres 2005 gewährleistet war.

Kommt man auf die eingangs gestellte Frage »Integration von Rundfunktechnik und IT – ein längst überfälliger Schritt oder nach wie vor ein anspruchsvolles Ziel?« zurück, so kann man diese nur mit »Sowohl als auch« beantworten.

Das Projekt beanspruchte wegen seines Umfangs – immerhin waren rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Reorganisation betroffen – und seiner relativ langen Laufzeit die Betroffenen durch die Projektarbeit sehr stark über die täglichen Anforderungen hinaus. Zudem waren die Ausgangslagen der historisch gewachsenen, kulturellen Unterschiede der betroffenen Bereiche stark ausgeprägt und bedurften einer besonderen Beachtung sowie Begleitung durch »Change-Management-Maßnahmen«.

Außerdem erwiesen sich die in der Theorie oftmals logisch und trivial erscheinenden technologischen beziehungsweise fachlichen Sachverhalte bei einer differenzierten Betrachtung doch sehr viel kritischer und anspruchvoller, sodass sich deren Umsetzung in der Praxis manchmal schwieriger darstellte, als zuvor angenommen.

Gleichwohl war die Zusammenführung von Rundfunk(system)technik und klassischer IT ein längst überfälliger Schritt. Denn die technologische Entwicklung lässt sich nicht aufhalten. Nun liegt es an den Menschen, die sich oftmals nur langsamer verändern können als technische Systeme, diese Entwicklung gewinnbringend für das ZDF voranzutreiben. Die Kolleginnen und Kollegen des Geschäftsbereichs IST haben diese Herausforderung jedenfalls ohne Zweifel bereits angenommen.

Eine Version dieser Grafik, zum Drucken und Vergrößern, finden Sie hier:

GB Informations- und Systemtechnologie (IST)